El diseño de los procesos, la redacción de los mismos de forma sintética, precisa y clara, la relación entre los procesos, el modo de evaluar su verificación real, aceptar la auditoría externa e independiente, todo ello es el entresijo de un sistema de la calidad, que garantice el cumplimiento de lo que se ha escrito, porque esa es la forma en la que se ha decidido hacer las cosas, y que posibilite o facilite poner en marcha un nuevo proceso de "mejora continua". Si esto se hace al amparo de la norma ISO 9000, hasta se tiene un certificado que dice que existe ese tal sistema de la calidad; cuidado, no dice que hay calidad, dice que se ha organizado un sistema de la calidad que sirve para los dos fines que descrito unas línea más arriba. Un sistema de la calidad aporta también a la organización la seguridad de cómo se quiere hacer el trabajo; más, es un compromiso, hasta cierto punto ético, porque afecta a las conductas de todas las personas que actúan en el colegio.
Las normas ISO 9000 no lo dicen, pero la experiencia, no la acumulada, sino el haberlo hecho, el haber vivido toda esta historia, y convencido de que es una solución para la coordinación y continuidad de la realidad docente de un colegio, me lleva a defender también la existencia de una dirección estratégica, que se traduce en la práctica en la elaboración, seguimiento y actualización anual de un plan estratégico. Aquí quería llegar:
Plan estratégico. Esquema: qué es, y cuáles son sus documentos finales.
(Lunes, 07.03.2011)
¿Qué es?
Es el documento plurianual (normalmente, 3 años, con revisión anual) en el que se apoya la dirección estratégica, y, junto, con el sistema de calidad y sus objetivos anuales, constituye la posibilidad de hacer real la filosófica mejora continua de la actividad de la institución.
Documentos del Plan Estratégico.
1.Introducción.
Es conveniente que sea concisa y precisa. Debería qué se pretende -no señalar los objetivos-, por qué, y cómo se ha llevado a cabo su elaboración.
En anexo 1, pueden archivarse todos los documentos, bibliografía, y todo tipo de encuestas (mediante mesas de trabajo, encuestas en papel, personales; a los clientes, a las personas que trabajan para la institución, etc.), que se han utilizado para llevarlo a cabo.
2.Plan Estratégico.
2.1 Análisis DAFO.
D e b i l i d a d e s | A m e n a z a s |
(que son internas) | (que son externas) |
F o r t a l e z a s | O p o r t u n i d a d e s |
( que son internas) | (que pueden ser externas y/o internas) |
Al igual que en la introducción, concisa y muy precisa la redacción de cada uno de ítems del DAFO. En anexo 2 se pueden dar todas las explicaciones convenientes de cada de los ítems que lo requiera, o que se decida hacerlo, a fin de mejorar hasta el fondo su comprensión.
2.2 Plan de acciones.
Que, tras el análisis del DAFO, se decidan para:
• mejorar o fortalecer las debilidades: organización, sistemas de trabajo, sistema de captación de financiación, atención a los clientes, equipos de trabajo, condiciones económicas, laborales y sociales de trabajo, etc.
• defenderse en la medida de lo posible de las amenazas: situación económico-financiera del país, al igual que del sector, legislación internacional, nacional y autonómica, percepciones sociales sobre el sector, etc.
• apoyarse en las fortalezas: asegurarlas, y utilizarlas con efecto multiplicador en la mejora de la institución.
• aprovechar las oportunidades.
Una vez más, concisión y precisión. En anexo 3, toda la documentación y explicaciones que se consideren oportunas y/o necesarias.
2.3 Programa de actuación diseñado para cada una de las acciones derivadas del análisis DAFO.
Con detalle del programa, responsable/s del mismo, plazo de ejecución dentro del término temporal del plan estratégico, financiación si se requiere, formación si se requiere, modo de medir a lo largo de su ejecución el grado de consecución.
Otra vez. Concisión y precisión. En anexo 4 todas las ampliaciones y/o explicaciones que sea necesarias, convenientes, oportunas.
Nota final importante.
Es fácil deducir, y puede que sea evidente, que la máxima coincidencia posible entre los objetivos del Plan Estratégico y los objetivos del Sistema de la Calidad, procurará a la institución fortalezas y sinergias hasta ese momento escondidas en el desván. También es lógico tener en cuenta que existirán objetivos propios de cada uno de los dos instrumentos de la Dirección Estratégica.
La mejora continua no parece posible sin la unión entre Sistema de la Calidad y Plan estratégico, en los puntos que sea posible, ni sin la posibilidad de medir, con los instrumentos que se definan, la consecución in itinere de los objetivos y lo que se haya alcanzado al final de cada ejercicio, o dentro del plazo que se haya establecido.
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